A contabilidade eficiente não é somente sobre planilhas bem feitas e manter seu financeiro organizado. É sobre cuidar da saúde financeira da sua empresa enquanto garante que a mesma opere sem grandes obstáculos.

Para empreendedores e profissionais contábeis, entender e implementar práticas eficazes na gestão de dados é indispensável. Negligenciar essa área pode resultar na perda de dados, incoerências monetárias e até quebras de segurança.

Todos devem ter um conhecimento básico sobre a contabilidade, mesmo que esteja terceirizando os serviços com uma empresa de qualidade. Isso não só te ajuda a entender os dados, mas te ajuda a gerenciar seu trabalho com mais eficiência.

O básico: como funciona a gestão de dados

Existem dois métodos principais para a gestão contábil – regime de caixa e regime de competência. No regime de caixa, as transações são registradas quando o dinheiro entra ou sai da empresa, enquanto o regime de competência registra transações quando ocorrem, independentemente do fluxo de caixa.

No Brasil, o regime de competência é o mais utilizado por ser o padrão exigido pelas normas contábeis e pelo Fisco (autoridade responsável pela administração e fiscalização dos tributos em um país).

Defina sua estratégia de gestão e protocolos

É mais fácil encontrar e corrigir problemas ainda cedo com uma estratégia bem estruturada para a gestão e análise contábil.

Para conseguir insights valiosos, tenha um fluxo de trabalho bem organizado para aguentar diversos dados para cada etapa da análise de dados: definição de dados, coleta, limpeza, análise e aplicação.

Existem diversas estratégias que podem ser aplicadas nessa etapa, dependendo na sua necessidade e o fluxo de dados que fluem por seu negócio.

Seja seletivo nas métricas mais importantes

Quando analisando dados, é comum acabar se perdendo em tantas categorias e métricas – por isso, é importante observar quais são os dados que possui após a coleta, encontrar os mais importantes e os priorizar.

Primeiro, entenda as métricas que quer gerenciar. Então, identifique os parâmetros e variáveis que impactam essas métricas. Após completar essa análise a fundo, irá conseguir filtrar dados desnecessários e focar no que irá realmente fazer a diferença na contabilidade do seu negócio.

Sempre tenha um backup de toda a gestão

A perda de dados é um evento estressante e caro, com grandes consequências e possíveis causas. Erros humanos, atualizações inesperadas a programas e dispositivos, danos físicos e ataques cibernéticos são todas causas comuns para a perda de dados cruciais.

A melhor maneira de prevenir esse erro é ter diversos backups de seus dados, feitos com frequência, e ter um plano de recuperação caso algo ocorra. Isso garante que você terá um plano para continuidade das atividades enquanto trabalha na recuperação dos funcionamentos, sem perturbar o seu funcionamento normal ao máximo.

Para suas necessidades financeiras, confie na HP Contabilidade - com serviços contábeis para centenas de empresas e diversos ramos de atividades, conte com profissionais treinados e qualificados para atender suas necessidades e responder suas dúvidas.